Загрузить Справка Поддержка
Программа по учету договоров IT Audit
контакты
  Альтернативная простая программа по регистрации договоров - RegDocument.ru
Дополнительный бонус на фоне санкций Microsoft - бесплатный текстовый и табличный редактор в IT Audit

Программа учета договоров. Архив договоров

Программа IT Audit предназначена для создания, согласования и учета договоров в организации. В программе удобно создать архив договоров по нескольким организациям.

Программа для регистрации договоров IT Audit позволяет организовать эффективную договорную работу, обеспечить удобное создание договоров по собственному шаблону договора.

Программа IT Audit для создания архива договоров

Ключевые особенности учета договоров в IT Audit

Учет и регистрация договоров в журнале договоров IT Audit
Программа IT Audit работает через офисное приложение и Web-интерфейс

Удобный учет договоров

Программа позволяет организовать учет договоров по нескольким организациям. Внесенные в программу договоры хранятся в реестре договоров. В программу договоры вносятся несколькими способами:

Журнал учета договоров
×
Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit
Проведем online-презентацию через Zoom. Ответим на вопросы
Порой достаточно 5 минут, чтобы показать "изюминки" программы

Система IT Audit для архива любых документов (договоры, приказы, письма...)

В программе IT Audit могут создаваться любые документы (договоры с контрагентами, трудовые договоры, приказы, письма, акты и т.д.).

По документу устанавливается необходимая рубрика. Рубрики документов создаются с учетом необходимой классификации документов в организации. По рубрике предусмотрен отбор необходимых документов в реестре договоров.

Рубрики документов
×

Трехсторонние договоры

В программе IT Audit предусмотрена возможность создания двухсторонних и трехсторонних договоров. Для составления многосторонних договоров предусмотрены поля: Организация, Контрагент и Третья сторона. Данные по всем участникам договора (наименование, реквизиты, информация о руководителях в необходимом падеже) выгружается в файл договора.

Карточка договора
×

Создание файла договора по шаблону в конструкторе договоров

Создание файла договора в конструкторе договоров IT Audit производится на основании пользовательских шаблонов договоров (пользователи самостоятельно вносят в программу необходимые шаблоны).

Шаблон договора создается на основании скопированного из файла текста договора. Затем шаблон настраивается на автоматическое заполнение следующими данными:

  • реквизиты компании и клиента
  • дата и номер договора
  • ФИО и должность руководителя в необходим падеже (например, родительный падеж)
  • данные по заказу (номенклатура, цены) и т.д.
(несколько простых шагов и файл документа создан)
Создание договора по шаблону, регистрация договоров
В IT Audit можно запретить изменение созданного по шаблону документа.
Менеджеры не смогут внести несанкционированные изменения в файл документа

Удобная карточка договора

Внесенные или созданные по шаблону документы приводятся в удобной карточке договора.

Поля карточки договора:

  • стадия договора
  • номер и дата договора
  • стороны договора
  • прикрепленные или созданные файлы по шаблону в конструкторе договоров
  • ответственный по договору
  • сумма договора
  • гриф доступа к договору (например, ДСП, публичный, коммерческая тайна) - используется для настройки прав доступа сотрудников к договору

Предусмотрено создание собственных полей для вставки в документ на вкладке "Дополнительно".

Карточка договора
×

Хранение файлов по договору

В карточку договора прикрепляются файлы договора. По договору можно хранить любое количество файлов. Файлы можно добавить через кнопку "Добавить" или перетащить в программу методом Drag & Drop.

Хранение файлов по договору
×

Хранение больших файлов

Программа IT Audit позволяет хранить файлы большого размера в несколько сотен мегабайт. Доступ к данным файлам может быть огранизован по сети или через Интернет.

В программе IT Audit файлы могут храниться несколькими способами:

  • хранение файлов в базе данных SQL или PostgreSQL
  • хранение файлов в файловом хранилище FileStream

Возможности программы позволяют организовать удобное хранение файлов проектными и конструкторскими организациями. При этом доступ к некоторым документам может быть ограничен правами доступа.

Согласование договора

В программе предусмотрена возможность направления документов на согласование. Инициатор согласования может направить договор на согласование:

  • определенным сотрудникам
  • по заранее настроенному в справочнике маршруту согласования
Пример маршрута движения документа
×

Согласующие лица получат соответствующее уведомление в программе и на электронную почту.

Уведомление о направлении договора на согласование
×

При согласовании условий документа предусмотрена возможность документирования согласующим лицом замечаний и предложений. По результатам согласования формируется отчет Лист согласования договора.

Лист согласования договора
×

В программе может быть настроено несколько вариантов согласования договора:

  • последовательное согласование
  • параллельное согласование
Зарегистрировать договоры и встроить собственные шаблоны

Система напоминаний при несвоевременном исполнении обязательств по договору

В программе предусмотрена возможность отслеживания сроков исполнения договорных обязательств.

Договорные обязательства (этапы договора)
×

При нарушении обязательств сторонами договора сотрудник организации получит уведомление о просрочке обязательства. В программе формируются отчеты с информацией об исполнении договорных обязательств, включая и данные о количестве дней просрочки обязательства.

Уведомления в IT Audit направляются на e-mail и показываются в программе

Интеграция IT Audit и 1С. Загрузка контрагентов из Excel

Программа IT Audit интегрирована с 1С: Предприятие. Контрагенты и договоры могут быть автоматически загружены из программы 1С. Контрагенты могут быть загружены из файла Excel.

Порядок внесения в программу архива документов

  • В программу вносятся необходимые рубрики документов и договоров.
    Рубрики и шаблоны документов
    ×
  • Открывается журнал документов и добавляется новый договор.
    Журнал документов
    ×
  • Выбирается организация, от имени которой будет создаваться договор, и контрагент.
    Выбор для создания контрагента по договору
    ×
  • Будет создан документ и открыта карточка документа для дальнейшего заполнения.
    Карточка договора. Общая информация
    ×
  • На вкладке Файлы карточки документа создается файл документа по шаблону или прикрепляются файлы.
    Карточка документа. Файлы документа
    ×
  • При необходимости вносится срок действия договора. Пользователю заблаговременно будет направлено уведомление об окончании действия договора.
    Срок действия
    ×
  • При необходимости по договору могут быть внесены этапы - договорные обязательства. Если обязательство будет просрочено - пользователь получит уведомление в программе и на электронную почту.
    Договорные обязательства (этапы договора)
    ×

Учет договоров в организации решает следующие задачи:

См. также

Создание договора по шаблону в конструкторе договоров. Минута и файл договора с реквизитами подготовлен

Лист согласования договоров в программе IT Audit