Программа учета договоров. Архив договоров
Программа IT Audit предназначена для создания, согласования и учета договоров в организации. В программе удобно создать архив договоров по нескольким организациям.
Программа для регистрации договоров IT Audit позволяет организовать эффективную договорную работу, обеспечить удобное создание договоров по собственному шаблону договора.
Ключевые особенности учета договоров в IT Audit
Удобный учет договоров
Программа позволяет организовать учет договоров по нескольким организациям. Внесенные в программу договоры хранятся в реестре договоров. В программу договоры вносятся несколькими способами:
- создание договора по шаблону (шаблоны настраиваются пользователями)
- прикрепление файла договора, включая отсканированный договор
Система IT Audit для архива любых документов (договоры, приказы, письма...)
В программе IT Audit могут создаваться любые документы (договоры с контрагентами, трудовые договоры, приказы, письма, акты и т.д.).
По документу устанавливается необходимая рубрика. Рубрики документов создаются с учетом необходимой классификации документов в организации. По рубрике предусмотрен отбор необходимых документов в реестре договоров.
Трехсторонние договоры
В программе IT Audit предусмотрена возможность создания двухсторонних и трехсторонних договоров. Для составления многосторонних договоров предусмотрены поля: Организация, Контрагент и Третья сторона. Данные по всем участникам договора (наименование, реквизиты, информация о руководителях в необходимом падеже) выгружается в файл договора.
Создание файла договора по шаблону в конструкторе договоров
Создание файла договора в конструкторе договоров IT Audit производится на основании пользовательских шаблонов договоров (пользователи самостоятельно вносят в программу необходимые шаблоны).
Шаблон договора создается на основании скопированного из файла текста договора. Затем шаблон настраивается на автоматическое заполнение следующими данными:
- реквизиты компании и клиента
- дата и номер договора
- ФИО и должность руководителя в необходим падеже (например, родительный падеж)
- данные по заказу (номенклатура, цены) и т.д.
Удобная карточка договора
Внесенные или созданные по шаблону документы приводятся в удобной карточке договора.
- стадия договора
- номер и дата договора
- стороны договора
- прикрепленные или созданные файлы по шаблону в конструкторе договоров
- ответственный по договору
- сумма договора
- гриф доступа к договору (например, ДСП, публичный, коммерческая тайна) - используется для настройки прав доступа сотрудников к договору
Предусмотрено создание собственных полей для вставки в документ на вкладке "Дополнительно".
Хранение файлов по договору
В карточку договора прикрепляются файлы договора. По договору можно хранить любое количество файлов. Файлы можно добавить через кнопку "Добавить" или перетащить в программу методом Drag & Drop.
Хранение больших файлов
Программа IT Audit позволяет хранить файлы большого размера в несколько сотен мегабайт. Доступ к данным файлам может быть огранизован по сети или через Интернет.
В программе IT Audit файлы могут храниться несколькими способами:
- хранение файлов в базе данных SQL или PostgreSQL
- хранение файлов в файловом хранилище FileStream
Возможности программы позволяют организовать удобное хранение файлов проектными и конструкторскими организациями. При этом доступ к некоторым документам может быть ограничен правами доступа.
Согласование договора
В программе предусмотрена возможность направления документов на согласование. Инициатор согласования может направить договор на согласование:
- определенным сотрудникам
- по заранее настроенному в справочнике маршруту согласования
Согласующие лица получат соответствующее уведомление в программе и на электронную почту.
При согласовании условий документа предусмотрена возможность документирования согласующим лицом замечаний и предложений. По результатам согласования формируется отчет Лист согласования договора.
В программе может быть настроено несколько вариантов согласования договора:
- последовательное согласование
- параллельное согласование
Система напоминаний при несвоевременном исполнении обязательств по договору
В программе предусмотрена возможность отслеживания сроков исполнения договорных обязательств.
При нарушении обязательств сторонами договора сотрудник организации получит уведомление о просрочке обязательства. В программе формируются отчеты с информацией об исполнении договорных обязательств, включая и данные о количестве дней просрочки обязательства.
Интеграция IT Audit и 1С. Загрузка контрагентов из Excel
Программа IT Audit интегрирована с 1С: Предприятие. Контрагенты и договоры могут быть автоматически загружены из программы 1С. Контрагенты могут быть загружены из файла Excel.
Порядок внесения в программу архива документов
-
В программу вносятся необходимые рубрики документов и договоров.
×
-
Открывается журнал документов и добавляется новый договор.
×
-
Выбирается организация, от имени которой будет создаваться договор, и контрагент.
×
-
Будет создан документ и открыта карточка документа для дальнейшего заполнения.
×
-
На вкладке Файлы карточки документа создается файл документа по шаблону или прикрепляются файлы.
×
-
При необходимости вносится срок действия договора. Пользователю заблаговременно будет направлено уведомление об окончании действия договора.
×
-
При необходимости по договору могут быть внесены этапы - договорные обязательства. Если обязательство будет просрочено - пользователь получит уведомление в программе и на электронную почту.
×
Учет договоров в организации решает следующие задачи:
- удобный поиск необходимого договора в реестре договоров
- создание договора в конструкторе договоров по шаблону
- подробный лист согласования договора
- хранение договоров в единой базе данных