Реестр и архив договоров
Модуль Документы в программе IT Audit предназначен для ведения реестра договоров с контрагентами и учета трудовых договоров.
Удобный реестр договоров и документов
Программа позволяет организовать удобное ведение реестра договоров, в том числе и по нескольким организациям. Наряду с договорами в программу могут быть внесены и любые документы.
Договоры и документы вносятся несколькими способами:
- прикрепление готового файла договора (например, скан договора или договор в текстовом файле Word)
- создание файла договора на основании шаблона договора
В списке договоров настраиваются необходимые колонки
Таблица со списком договоров настраивается с учетом необходимых полей:
- рубрика документа
- организация, от имени которой заключен договор
- сторона договора: контрагент, сотрудник организации
- дата и номер регистрации договора по собственной системе регистрации
- дата и номер регистрации договора по системе регистрации контрагента
- сумма договора
Классификация договоров по рубрике
Чтобы быстро отобрать договоры или документы определенного типа, в программе используется столбец рубрика договора. Например, в качестве рубрики документа обычно используют следующие значения:
- договор поставки
- договор аренды
- трудовые договоры
- приказы о приеме на работу
- приказы на отпуск
Необходимые рубрики настраиваются в справочнике Рубрики документов.
Реестр договоров выгружается в файл Excel
Любые приведенные в реестре договоров данные выгружаются в файл Excel. В программе IT Audit можно сформировать реестр договоров в Excel.
Данные по договорам, выгружаемые в Excel:
- регистрационный номер и дата договора
- предмет договора
- дата окончания договора
- этапы договора, включая просроченные договорные обязательства
- стороны договора: организация и контрагент
- стадия документа
- рубрика документа
- информация о проекте, в рамках которого выполняется договор
- информация о времени создания договора и авторе документа
Создать договор в программе реестра договоров просто и удобно
Создание договора на основании шаблонов договоров производится просто и удобно. При создании договора по шаблону будут создан заполненный следующими данными текстовый файл:
- реквизиты компании и контрагента
- информация о руководителях организаций в родительном падеже
Поиск в реестре договоров
Поиск по основным данным договора в реестре договоров
- наименование контрагента, с которым заключен договор
- предмет договора
- вид и группа договора
- стадия договора (подготовка, согласование, подписание и т.д.)
- окончание срока действия договора
Поиск по регистрационным данным в реестре договоров
- дата создания и регистрация договора
- регистрационный номер договора
- сумма договора
- участник рабочей группы по договору
- экземпляр документа: отсутствует, оригинал, копия договора
- сотрудники, участвующие в подписании договора
Порядок внесения договоров и документов
-
Настраиваются необходимые рубрики документов и договоров.
×
-
Открывается журнал документов и добавляется новый договор.
×
-
Выбирается организация, от имени которой будет создаваться договор, и контрагент.
× -
Будет создан документ и открыта карточка документа для дальнейшего заполнения.
× -
На вкладке Файлы карточки документа создайте файл документа по шаблону или прикрепите файлы по договору. Документ можно отсканировать и файл документа автоматически появится в программе IT Audit.
×
-
При необходимости вносится срок действия договора. Пользователю заблаговременно будет направлено уведомление об окончании действия договора.
× -
При необходимости по договору могут быть внесены этапы - договорные обязательства. Если обязательство будет просрочено - пользователь получит уведомление в программе и на электронную почту.
×